Cálculo de folha: INSS, FGTS e IRRF na prática (com exemplos)

Folha é onde o cálculo trabalhista assusta: são vários tributos, cada um com sua base e sua regra. Mas a lógica é sempre a mesma — parte-se do bruto e se aplicam camadas. Este guia mostra INSS, FGTS e IRRF passo a passo, com as faixas vigentes e exemplos numéricos, e explica por que a folha é o "ponto cego" da não-cumulatividade da Reforma.

O ponto de partida: o salário bruto

Tudo começa no salário bruto do mês: salário base + horas extras + adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade) + comissões + demais verbas remuneratórias. É sobre o bruto que incidem o INSS e o FGTS. O IRRF vem depois, sobre uma base ajustada.

INSS: a contribuição progressiva

O INSS do empregado é progressivo por faixas — cada alíquota incide só sobre a parcela do salário dentro daquela faixa (como o imposto de renda). As faixas de 2025:

Há duas formas de chegar ao valor:

Forma progressiva (por faixa). Some a contribuição de cada faixa separadamente.

Forma prática (alíquota da faixa − parcela a deduzir). Aplique a alíquota da faixa do salário sobre o bruto e subtraia a parcela a deduzir. Dá o mesmo resultado, mais rápido.

Acima do teto de R$ 8.157,41, o desconto congela no valor máximo (14% aplicado até o teto, com a dedução) — quem ganha mais que o teto contribui sempre o mesmo valor máximo.

Os valores configurados no PMEs Fiscal e visíveis na página de fontes seguem a tabela de 2025 — sempre confirme a tabela vigente do ano, que é reajustada.

Exemplo — INSS

Salário bruto de R$ 3.000,00 (cai na faixa 3, alíquota 12%):

• Forma prática: 12% × R$ 3.000 − R$ 106,60 = R$ 360 − R$ 106,60 = R$ 253,40

Confira pela forma progressiva: 7,5% × 1.518 (R$ 113,85) + 9% × (2.793,88 − 1.518) (R$ 114,83) + 12% × (3.000 − 2.793,88) (R$ 24,73) = R$ 253,41 (diferença de centavos por arredondamento). O INSS descontado é R$ 253,40.

FGTS: 8% que a empresa paga

O FGTS é 8% do salário bruto (2% no caso do menor aprendiz). Dois pontos que geram confusão:

1. É custo do empregador, não desconto do empregado. Não sai do salário — a empresa deposita por cima.
2. Vai para a conta vinculada do trabalhador, hoje via FGTS Digital.

Exemplo: sobre R$ 3.000, FGTS = 8% × R$ 3.000 = R$ 240,00, depositados pela empresa.

IRRF: o imposto de renda na fonte

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é o mais complexo porque tem base ajustada. Não incide sobre o bruto, e sim sobre:

Base do IRRF = salário bruto − INSS − dedução por dependente − outras deduções legais

A dedução por dependente é de R$ 189,59 por dependente (valor de referência; confirme o vigente). Sobre a base, aplica-se a tabela do IRRF (vigente a partir de mai/2025):

IRRF = base × alíquota da faixa − parcela a deduzir

Exemplo — IRRF completo

Mesmo empregado: bruto R$ 3.000,00, INSS R$ 253,40, 1 dependente (dedução R$ 189,59).

• Base: 3.000 − 253,40 − 189,59 = R$ 2.557,01 (cai na faixa de 7,5%)
• IRRF: 7,5% × 2.557,01 − 169,44 = R$ 191,78 − R$ 169,44 = R$ 22,34

Juntando tudo: o custo e o líquido

Para o empregado com bruto R$ 3.000 e 1 dependente:

O líquido do empregado é R$ 2.724,26, mas o custo total para a empresa passa de R$ 3.840 quando se somam FGTS, INSS patronal e contribuições a terceiros (Sistema S, salário-educação, RAT). É por isso que "quanto custa um funcionário" é sempre bem mais que o salário.

Por que a folha é o ponto cego da Reforma

Aqui está a conexão com a CBS/IBS que todo empresário de serviço precisa entender: a folha não gera crédito de CBS/IBS. Salário, INSS, FGTS — nada disso é operação tributada pelos novos tributos, então nada disso vira crédito para abater.

Consequência: empresas intensivas em mão de obra (a maior parte dos serviços) têm seu maior custo fora do sistema de crédito. Elas debitam CBS/IBS sobre a receita cheia, mas só creditam os poucos insumos que compram. Por isso serviços sentem mais a Reforma — o mecanismo está detalhado em crédito de CBS/IBS e o impacto setorial em Reforma para prestadores de serviço. Foi justamente para compensar setores essenciais intensivos em folha que a Reforma criou reduções, como os 60% da saúde (ver aqui).

Obrigações e prazos da folha

O cálculo é só metade — depois vêm as obrigações:

• eSocial — transmissão mensal dos eventos de folha (remuneração, contribuições, FGTS).
• FGTS Digital — recolhimento mensal do FGTS.
• DCTFWeb / DARF — INSS (patronal e retido) e IRRF retido.

Os prazos, em regra, concentram-se por volta do dia 20 do mês seguinte, mas variam por evento e devem ser confirmados. O calendário está em obrigações fiscais 2026, e o cálculo do DAS para quem é do Simples (onde a folha entra no Fator R) em como calcular o DAS.

13º salário e férias: as folhas extras

Além da folha mensal, dois eventos recorrentes têm cálculo próprio:

• 13º salário. Tem incidência de INSS (calculado separadamente da folha mensal, na 2ª parcela) e de IRRF (também apurado em separado, na tabela mensal), mas não sofre desconto de INSS na 1ª parcela. O FGTS de 8% incide sobre o 13º. Para o empregado de R$ 3.000, o 13º integral gera ~R$ 240 de FGTS e desconto de INSS/IRRF calculados isoladamente.
• Férias. O valor das férias mais o terço constitucional (1/3) compõem a base de INSS, IRRF e FGTS. O terço de férias tem regramento próprio quanto à incidência previdenciária, tema que já passou por discussão judicial — mais um ponto que exige o contador.

Esses eventos elevam o custo anual da folha bem acima de 12 salários — na prática, o custo-empregado equivale a ~13,3 salários só de remuneração, antes dos encargos.

Pró-labore do sócio

O pró-labore (remuneração do sócio que trabalha na empresa) também é folha, com particularidades:

• INSS: o sócio contribui como contribuinte individual (11% sobre o pró-labore, respeitado o teto), e há a contribuição patronal de 20%.
• IRRF: incide pela tabela progressiva, como um salário.
• FGTS: não há FGTS sobre pró-labore (sócio não é empregado).

Definir o pró-labore tem efeito duplo: entra no cálculo do Fator R do Simples (aumenta a folha, ajudando a cair no Anexo III mais barato) e é despesa dedutível no Lucro Real. É uma das poucas alavancas de planejamento na folha.

Simples: como a folha entra no Fator R

Para empresas de serviço no Simples, a folha tem um papel extra: ela decide o Anexo. O Fator R é a razão entre a folha dos últimos 12 meses (incluindo pró-labore) e a receita dos últimos 12 meses. Se ≥ 28%, a empresa cai no Anexo III (mais barato); se < 28%, no Anexo V (mais caro).

Exemplo. Empresa de TI com receita de R$ 240.000/ano. Com folha de R$ 70.000, Fator R = 29,2% → Anexo III. Com folha de R$ 50.000, Fator R = 20,8% → Anexo V. A diferença de alíquota efetiva entre os anexos pode ser de vários pontos — por isso a composição da folha é planejamento legítimo, detalhado em como calcular o DAS. É mais um motivo para o cálculo da folha ser preciso: ele influencia diretamente o imposto do Simples.

Resumo

A folha parte do salário bruto e aplica camadas: INSS progressivo (7,5% a 14% em 2025, teto R$ 8.157,41), FGTS de 8% (custo do empregador), e IRRF sobre a base ajustada (bruto − INSS − dependentes), de isento a 27,5% menos a parcela a deduzir. INSS e IRRF são descontados do empregado; FGTS e INSS patronal são custo da empresa — por isso o custo real de um funcionário supera bem o salário. E, para a Reforma, o ponto-chave é que a folha não gera crédito de CBS/IBS, o que explica por que serviços sentem mais o novo modelo. As tabelas estão na página de fontes; confirme sempre a vigente do ano.

Fonte legal

• Tabela INSS 2025 — faixas e alíquotas da contribuição do segurado empregado.
• Tabela IRRF (a partir de mai/2025) — faixas, alíquotas e parcela a deduzir.
• Lei 8.036/1990 — FGTS (8%); recolhimento via FGTS Digital (Portaria MTE 3.417/2023).
• CBS/IBS (LC 214/2025) — folha não integra a base de crédito da não-cumulatividade.
• Consulte a página de fontes para as faixas configuradas no sistema.

Este guia organiza informação pública e as tabelas vigentes. Não substitui contador: o cálculo da folha, os encargos aplicáveis e os prazos no caso concreto devem ser confirmados pelo profissional.